Alle IT-systemer skal anmeldes til Stadsarkivet, inden de tages i brug i Københavns Kommune. Det gælder både systemer med og uden personoplysninger

Med en anmeldelse kan vi fastslå, om data skal bevares for eftertiden, og en aflevering til Stadsarkivet skal ske. Bevaringsværdige systemer indeholder oplysninger af væsentlig administrativ, retlig eller historisk betydning. Læs mere om reglerne om bevaring her. Herudover skal alle behandlinger af personoplysninger og fortrolige oplysninger anmeldes til Datatilsynet. Se mere herom på Datatilsynets hjemmeside.

Der er regler for, hvordan en evt. senere aflevering til Stadsarkivet skal udarbejdes. Det gælder f.eks. særlige krav om struktur, relationer, tegnsæt, datatyper og elektroniske dokumenters formater. Det er derfor en god idé at inddrage os tidligere i processen, f.eks. ved udformning af kravspecifikation og udarbejdelse af tilbud. På den måde kan I sikres mod unødvendige udgifter, hvis systemet skal bevares for eftertiden.  

Anmeldelse af IT-systemer

Alle IT-systemer skal anmeldes til Stadsarkivet, inden I tager systemet i brug. I skal anmelde systemet i FISKK.  Systemerne skal godkendes af os, før de kan tages i brug, så vi sikrer os, at bevaringsværdige data kan afleveres efter de gældende regelsæt. 

Elektroniske registre uden elektroniske dokumenter skal anmeldes til Stadsarkivet senest 2 uger inden ibrugtagen. Se Københavns Kommunes bestemmelser her.

Større ændringer til allerede godkendte arkivsystemer skal ligeledes anmeldes. 

Gode råd om indretning

Digital forvaltning stiller andre krav til vores indretning af arkivsystemer, men ligheden er, at alle sager, dokumenter og andre data altid skal kunne findes igen – også af andre end os selv. 

Overhold derfor god journaliseringsskik nedskrevet i jeres journalinstruks, brugervejledning eller lignende. Benyt jer af en ensartet registrering af data i systemet. Undgå skyggearkiver på lokale drev eller papirbunker på borde og hylder. Læg kun tilladte filtyper ind i systemet.

Bemærk, at det ikke er tilladt at slette i bevaringsværdige systemer, før en aflevering er godkendt af Stadsarkivet.

Læs mere om varetagelse af arkivmæssige hensyn her.

Aflevering hvornår?

Stadsarkivet fastsætter tidspunktet for, hvornår systemerne skal afleveres. Ved systemer med data, som er anmeldt af Datatilsynet, sættes afleveringstidspunktet inden en evt. sletning skal finde sted i henhold til persondataloven.

Det anbefales, at vi tager hul på afleveringen i fællesskab ca. et halvt år til et år inden afleveringstidspunktet, afhængig af systemets struktur og størrelse.

Aflevering hvordan?

Systemet skal omdannes fra en driftsversion til en arkiveringsversion. Arkiveringsversionen er systemuafhængig og består af et udtræk af data kombineret med teknisk og administrativ dokumentation. 

Københavns Kommune har fastsat regler for, hvordan arkiveringsversionen skal se ud. Det gælder f.eks. særlige krav om struktur, relationer, tegnsæt, datatyper og elektroniske dokumenters formater. 

Det er derfor en god idé at inddrage os tidligere i processen, f.eks. ved udformning af kravspecifikation og udarbejdelse af tilbud. På den måde kan I sikres mod unødvendige udgifter, hvis systemet skal bevares for eftertiden.

De generelle afleveringsregler suppleres med en afleveringsbestemmelse, som udstedes af Stadsarkivet og er specifik for det enkelte system.

Institutionen, hvorfra systemet afleveres, betaler alle udgifter, der er forbundet med udarbejdelsen af arkiveringsversionen. I kan vælge selv at udarbejde arkiveringsversionen eller indgå en aftale med leverandøren af systemet. Ønsker I, at Stadsarkivet udfører dette arbejde, kan en aftale indgås efter reglerne om indtægtsdækket virksomhed.

Sletning

Er systemet bevaringsværdigt, fastsætter vi en afleveringsdato inden sletningsfristen iht. persondataloven.

Ingen data må slettes, før bevaringsværdige systemer er afleveret og godkendt af Stadsarkivet. Se arkivloven, § 21 og bestemmelser om aflevering, § 6.

Sletning af ikke-bevaringsværdige data kan finde sted, når systemerne ikke længere er i administrativ brug.