Alt papirmateriale i jeres ringbind, hængemapper og kasser i kælderen er omfattet arkivlovgivningen. Det gælder også filmruller, lyd- og videobånd.

Gode råd om opbevaring

I bevaringsplan for Københavns Kommunes arkivalier kan I finde oplysninger om det materiale, der skal gemmes for eftertiden. Bevaringsplanen gælder for papirarkivalier, der er skabt i perioden 1970 til og med 2006. Har I materiale liggende før 1970, skal I kontakte Stadsarkivet. 

For papirarkivalier skabt efter 1. januar 2007 se regler for bevaring og kassation her samt vejledning.

Bemærk særlige bestemmelser om lokal bevaring i Københavns Kommune gældende fra 1970 og frem.

Det er en god idé at indrette jeres arkiv efter, hvad der skal bevares, og hvad der skal kasseres. På den måde kan I nemt finde frem til det bevaringsværdige materiale, når en aflevering til Stadsarkivet kan ske. Det er ikke tilladt at aflevere materialet til andre arkiver end Stadsarkivet. Jeres eget arkiv er en midlertidig foranstaltning, indtil materialet er ude af administrativ og retlig brug.

Stadsarkivet modtager kun bevaringsværdigt materiale, og det er jeres ansvar at pakke og klargøre afleveringen. Se mere herom i vejledning om aflevering af papirarkivalier til Københavns Stadsarkiv.

Gode råd om indretning

Arkivalier (f.eks. papir, film, lyd- og videobånd) nedbrydes med tiden. Ved indretningen af jeres arkiv skal I derfor være opmærksomme på gulvenes bæreevne og belægning, vægflader, vinduesareal og adgangsforhold, reolernes placering, elinstallationer, rørføring, luftfugtighed og temperatur, tyverisikring og brandsikring. Er materialet f.eks. angrebet af svampe, skal det desinficeres inden aflevering til Stadsarkivet.

Læs mere herom i Arkivhåndbogen, kapitel 3. Vi bistår også gerne med vejledning.

Aflevering hvornår?

Aflevering af materiale kan kun ske efter aftale med Stadsarkivet. Vi fastlægger proceduren for forløbet og godkender jeres afleveringsfortegnelse. 

Hovedreglen er, at Stadsarkivet modtager papirmateriale, når det er 20 år gammelt. Afleveringsdatoen regnes fra den sidste indførsel i en protokol eller fra seneste dokumentdato i en sag. Materiale kan undtages fra aflevering, hvis det er i fortsat administrativ brug, som f.eks. tegningsarkiver. 

Hvis der i mellemtiden sker en nedlæggelse af jeres institution, og ingen andre overtager arbejdsområderne, skal materialet straks afleveres til Stadsarkivet. 

Flyttes arbejdsområder fra en institution til en anden inden for Københavns Kommune, skal Stadsarkivet underrettes herom. Materialet skal holdes adskilt i den overtagende institution med mindre andet aftales med Stadsarkivet. 

Flyttes arbejdsområder uden for den københavnske kommunale forvaltning, skal den overtagende institution inddrages under Københavns Kommune arkivbestemmelser.         

Læs mere herom i arkivbestemmelser for Københavns Kommune. I tvivlstilfælde bistår vi gerne med vejledning.

Aflevering hvordan?

Det bevaringsværdige materiale skal ordnes og pakkes i særlige arkivæsker, og evt. kopier, elastikker og ældre plastikomslag skal fjernes. Hertil skal I udarbejde en samlet oversigt over, hvad der ligger i arkivæskerne, en såkaldt afleveringsfortegnelse.

Stadsarkivet har udviklet et program, som kan hjælpe med udarbejdelsen af afleveringsfortegnelsen og udskrivning af etiketter til æskerne.  

Jeres institution betaler alle udgifter, der er forbundet med det afleveringsforberedende arbejde. Ønsker I, at vi udfører dette arbejde, kan en aftale indgås efter reglerne om indtægtsdækket virksomhed.

Se mere i vejledning om aflevering af papirarkivalier til Københavns Stadsarkiv.

Makulering

Materiale kan kasseres, når det ikke længere er i administrativ brug, og det skal altid destrueres på betryggende vis. Træffer I aftale med et privat firma om makulering, skal I sikre jer, at transporten af materialet foregår i aflåste containere, og at destruktionen rent faktisk finder sted.